Grundlagen

Spedition beauftragen: Ablauf, Unterlagen und Kosten

Kurz gesagt

Für ein belastbares Angebot braucht eine Spedition sechs Angaben: Abhol- und Zielort, Anzahl und Art der Packstücke, Maße, Gewicht, Wunschtermin und die Frage, ob an Rampe oder Bordsteinkante entladen wird. Wer diese Punkte gleich mitschickt, bekommt einen Preis statt einer Rückfrage.

Zuletzt aktualisiert am 30. Juli 2026

Die sechs Angaben, an denen alles hängt

Der häufigste Grund, warum eine Frachtanfrage tagelang liegen bleibt, ist banal: Sie ist nicht kalkulierbar. Eine Anfrage mit dem Wortlaut "Was kostet ein Transport nach Italien" kann niemand beantworten, ohne mindestens zweimal nachzufragen. Und jede Rückfrage kostet Sie einen halben Tag.

Diese sechs Angaben braucht jede Spedition, unabhängig vom Verkehrsträger:

Abhol- und Zielort mit Postleitzahl. Nicht nur die Stadt. Zwischen einem Industriegebiet an der Autobahn und einer Altstadtgasse liegen im Preis Welten.
Anzahl und Art der Packstücke. Vier Europaletten sind etwas anderes als vier Kartons oder vier Gitterboxen.
Maße je Packstück. Länge, Breite und vor allem Höhe. Die Höhe entscheidet, ob gestapelt werden kann, und Stapelbarkeit halbiert im besten Fall den Preis.
Gesamtgewicht. Brutto, also inklusive Palette und Verpackung.
Wunschtermin. Fest oder flexibel. Ein fest zugesagtes Zeitfenster kostet Aufpreis, ein flexibler Termin spart oft mehr, als jede Verhandlung bringt.
Verladetechnik. Gibt es an beiden Enden eine Rampe oder einen Stapler? Wenn nicht, braucht das Fahrzeug eine Hebebühne, und das ist ein anderer Preis und teilweise ein anderes Fahrzeug.

Bei internationalen Sendungen kommen Warenwert, Warenbeschreibung, Ursprungsland und der vereinbarte Incoterm dazu, weil davon die Zollabwicklung abhängt.

So läuft ein Auftrag ab

1. Anfrage

Sie schildern die Sendung mit den oben genannten Angaben. Wenn Sie unsicher sind, welche Ladungsart passt, ist das kein Problem. Genau das ist die Aufgabe des Spediteurs.

2. Angebot

Ein gutes Angebot nennt nicht nur die Fracht, sondern auch die Nebenkosten: Maut, Treibstoff- und Währungszuschläge, bei Seefracht die Terminal Handling Charges in beiden Häfen, bei Drittlandsendungen die Zollabfertigungsgebühr. Ein Angebot ohne diese Positionen ist nicht günstiger, es ist nur unvollständig.

3. Auftrag und Abholung

Mit der Beauftragung wird ein Abholzeitfenster vereinbart. Halten Sie die Ware zu diesem Zeitpunkt versandfertig bereit, also gepackt, gesichert und beschriftet. Wartezeiten am Ladeort werden nach einer Freizeit von üblicherweise ein bis zwei Stunden separat berechnet.

4. Transport und Zustellung

Bei Direktfahrten ist die Ankunft planbar. Bei Stückgut gilt ein Laufzeitfenster, innerhalb Deutschlands typischerweise ein bis drei Werktage. Der Empfänger bestätigt die Übernahme auf dem Frachtbrief.

5. Schäden melden, und zwar sofort

Das ist der Punkt, an dem am meisten Geld verloren geht. Äußerlich erkennbare Schäden müssen bei der Ablieferung auf dem Frachtbrief vermerkt werden. Nicht erkennbare Schäden müssen innerhalb von sieben Tagen schriftlich angezeigt werden. Wer diese Frist verstreichen lässt, verliert seinen Anspruch praktisch vollständig, selbst wenn der Schaden eindeutig beim Transport entstanden ist.

Was ein Transport kostet und warum niemand eine Pauschale nennt

Es gibt keinen Preis pro Kilometer und keinen Preis pro Palette, jedenfalls keinen belastbaren. Der Frachtpreis entsteht aus dem Zusammenspiel mehrerer Faktoren, und die Strecke ist dabei seltener der wichtigste, als man vermutet.

Auslastung der Relation. Eine Fahrt in eine Region, aus der ohnehin viele Fahrzeuge leer zurückkommen, kostet deutlich weniger als die Gegenrichtung.
Ladungsart. Stückgut ist pro Palette am günstigsten, verursacht aber Umschlag. Eine Komplettladung ist pro Palette teuer, ab genügend Menge aber insgesamt günstiger.
Termindruck. Flexibel ist günstig, fest zugesagt kostet, sofort kostet richtig.
Randbedingungen. Hebebühne, Zeitfenster beim Empfänger, Avisierung, Innenstadtzustellung, nicht stapelbare Ware. Jeder dieser Punkte hat einen Preis.
Warenart. Gefahrgut, temperaturgeführte Ware und Übermaß brauchen spezielle Fahrzeuge und Qualifikationen.

Drei Fehler, die immer wieder Geld kosten

Die Ladungsart wird nicht hinterfragt

Wer immer schon Stückgut gebucht hat, bucht auch die zwölfte Palette als Stückgut. Ab einer bestimmten Menge ist die Teil- oder Komplettladung günstiger und dazu noch schneller und schonender. Fragen Sie aktiv nach der Alternativrechnung. Ein guter Spediteur macht sie unaufgefordert.

Der Warenwert wird nicht genannt

Ohne Angabe des Warenwerts kann niemand einschätzen, ob die gesetzliche Haftungsgrenze ausreicht. Bei leichter, hochwertiger Ware liegt sie regelmäßig weit unter dem tatsächlichen Wert.

Verpackung wird als Nebensache behandelt

Eine schlecht gesicherte Palette ist der häufigste Grund für Transportschäden, und im Schadensfall stellt sich die Frage nach der beförderungssicheren Verpackung sofort. Was dabei zu beachten ist, steht im BeitragPalette richtig packen und sichern.

Woran Sie ein seriöses Angebot erkennen

Ein belastbares Angebot nennt den Leistungsumfang, die Nebenkosten, die Gültigkeitsdauer und eine Ansprechperson mit Namen und Durchwahl. Es sagt außerdem, was nicht enthalten ist. Wenn ein Angebot deutlich unter allen anderen liegt und diese Punkte fehlt, ist es kein günstiges Angebot, sondern ein unvollständiges.

Häufige Fragen

Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie durch, das geht meistens schneller als jede FAQ.

Was ist der Unterschied zwischen Spedition und Frachtführer?

Der Frachtführer transportiert die Ware selbst und schuldet Ihnen den Transport. Die Spedition organisiert den Transport und schuldet Ihnen die Besorgung. In der Praxis tritt eine Spedition häufig zu festen Kosten auf und haftet dann wie ein Frachtführer. Für Sie als Auftraggeber ist der praktische Unterschied: Der Spediteur wählt den passenden Weg und die passenden Partner aus, statt nur eine vorhandene Flotte zu verplanen.

Wie lange ist ein Frachtangebot gültig?

Deutlich kürzer, als viele erwarten. Bei Landverkehren sind ein bis zwei Wochen üblich, bei See- und Luftfracht oft nur wenige Tage, weil Raten und Zuschläge sich schnell ändern. Fragen Sie im Zweifel nach, bis wann das Angebot gilt.

Muss ich eine Transportversicherung abschließen?

Müssen nicht, aber häufig ist es sinnvoll. Die gesetzliche Haftung ist auf 8,33 Rechnungseinheiten je Kilogramm Rohgewicht begrenzt. Bei einer 30 Kilogramm schweren Steuerung im Wert von 12.000 Euro liegt die Haftungsgrenze bei rund 300 Euro. Wenn der Warenwert deutlich über dem Gewicht liegt, gehört eine Transportversicherung dazu.

Woran erkenne ich eine unseriöse Spedition?

An drei Dingen: Der Preis liegt auffällig unter allen anderen Angeboten, wichtige Nebenkosten wie Terminal Handling oder Standgeld fehlen im Angebot, und es gibt keine erreichbare Ansprechperson mit Namen. Wenn alle drei zusammenkommen, zahlen Sie am Ende erfahrungsgemäß mehr als beim teureren Angebot.

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